In der heutigen Geschäftswelt gehört schnelle Kommunikation per Email zum Standard. Nichts ist ärgerlicher, als wenn wichtige Emails an Kunden oder Geschäftspartner nicht zugestellt oder aufwendig geplante Email-Marketing-Kampagnen nicht ausgeführt werden können. Die gute Nachricht ist: Häufig lässt sich die Fehlerursache schnell ermitteln und beheben. Dazu sind allerdings einige Vorkenntnisse erforderlich, welche wir in diesem Artikel vermitteln wollen.
Welche Arten von Email-Blacklists gibt es?
In einem von zwei Fällen liegt die Ursache der Nicht-Zustellbarkeit von Emails darin, dass die IP-Adresse des Email-Servers oder die Domain des Email-Absenders auf einer Blacklist gelandet ist. Diese Listen werden auch DNSBL (Domain Name System-based Blackhole List) oder RBL (Real-time Blackhole List) genannt. Dabei handelt es um Listen von IP-Adressen/Domains, welche in der Vergangenheit auffällig im Zusammenhang mit dem Versand von Spam-Emails geworden sind. Solche Listen werden von Drittanbietern sowie direkt von Email- bzw. Internet-Dienstanbietern geführt.
Blacklisting-Dienste von Drittanbietern
Es gibt verschiedene Drittanbieter, welche Email-Blacklists pflegen und diese anderen Email- bzw. Internet-Dienstanbietern (z.B. Gmail, Yahoo, Hotmail etc.) zur Verfügung stellen. Um zu prüfen, ob die eigene IP-Adresse oder Domain auf einer dieser Listen steht, bieten viele Anbieter Tools zu diesem Zweck auf ihren Web-Seiten an.
- Composite Blocking List (CBL)
- Senderbase
- Spam and Open Relay Blocking System (SORBS)
- Spamhaus Block List (SBL)
- XBL Exploits Block List
- Spamcop
- Passive Spam Block List (PSBL)
- Invaluement
- Barracuda
Interne Blacklists von Email- bzw. Internet-Dienstanbietern
Neben Email-Blacklists von Drittanbietern gibt es auch interne schwarze Listen, die Email- bzw. Internet-Dienstanbietern zum Schutz gegen Spam betreiben. Das Problem dieser Listen ist, dass häufig keine Tools zur Verfügung gestellt werden, mit denen man überprüfen kann, ob die eigene IP-Adresse oder Domain auf solch einer Liste geführt wird. Zu den wohl wichtigsten Email-Dienstanbietern gehören Yahoo, Gmail, Outlook, Gmx, Yandex usw. All diese Anbietern führen ihre eigenen Email-Blacklists.
Wie lässt sich ein Blacklisting erkennen?
Aufgrund der Vielzahl an verschiedenen Spam-Schutzmechanismen und Blacklisting-Diensten ist das Identifizieren von Listings nicht ganz einfach. Oftmals merkt man es erst daran, dass Emails nicht zugestellt werden können. Im Folgenden zeigen wir einige Ansatzpunkte auf, welche bei der Fehleranalyse hilfreich sein können.
Zurückgewiesene Emails
Dass man von einem Blacklisting betroffen ist, erkennt man meistens daran, dass gesendete Emails nicht zugestellt werden können und man von der Gegenseite eine Bounceback-Message zurückbekommt. Dabei handelt es sich um eine Email, welche eine SMTP-Fehlermeldung enthält. Dieser Fehlermeldung lässt sich in der Regel die Fehlerursache entnehmen. Sofern Sie solche Fehlermeldungen in Ihrem Postfach bemerken, sollten Sie umgehend weitere Schritte einleiten, auf die wir im dritten Teil dieses Artikels eingehen werden.
Beispiele für Bounceback-Messages die auf ein Blacklisting hinweisen, sind nachfolgend aufgeführt:
Yahoo:
August 16 17:38:04 messagerie-prep postfix/error[12137]: 54B5B64010C: to=<name1@yahoo.fr>, relay=none, delay=17397, delays=17397/0.02/0/0.03, dsn=4.4.1, status=deferred (delivery temporarily suspended: connect to mx-eu.mail.am0.yahoodns.net[188.125.69.79]:25: Connection timed out)
August 16 17:43:09 messagerie-prep postfix/smtp[12502]: BFC8564010F: to=<name2@yahoo.com>, relay=mta6.am0.yahoodns.net[98.136.101.117]:25, delay=1128, delays=1123/0.08/4.5/0.23, dsn=4.7.0, status=deferred (host mta6.am0.yahoodns.net[98.136.101.117] said: 421 4.7.0 [TSS04] Messages from 197.201.1.54 temporarily deferred due to user complaints - 4.16.55.1; see Error: "421 4.7.0 [XXX] Messages from x.x.x.x temporarily deferred due to user complaints - 4.16.55.1" when sending email to Yahoo
Gmail:
August 13 11:07:09 messagerie-prep postfix/smtp[11924]: 4E415641FD5: to=<name3@gmail.com>, relay=gmail-smtp-in.l.google.com[173.194.76.27]:25, delay=4.7, delays=0.06/0/0.41/4.3, dsn=5.7.1, status=bounced (host gmail-smtp-in.l.google.com[173.194.76.27] said: 550-5.7.1 [197.201.1.54 19] Our system has detected that this message is 550-5.7.1 likely suspicious due to the very low reputation of the sending 550-5.7.1 domain. To best protect our users from spam, the message has been 550-5.7.1 blocked. Please visit 550 5.7.1 Why has Gmail blocked my messages? - Gmail Help for more information. 91-v6si6257010wrg.38 - gsmtp (in reply to end of DATA command))
Outlook:
August 16 16:39:06 messagerie-prep postfix/smtp[8006]: 346B56400E6: to=<name4@live.fr>, relay=none, delay=260903, delays=260840/0.01/63/0, dsn=4.4.1, status=deferred (connect to eur.olc.protection.outlook.com[104.47.6.33]:25: Connection timed out) May 16 16:48:33 messagerie-prep postfix/smtp[8708]: connect to eur.olc.protection.outlook.com[104.47.14.33]:25: Connection timed out
Tipp: Schauen Sie sich solche Bounceback-Emails am besten genau an, da diese Fehlermeldungen auch häufig konkrete Handlungsempfehlungen zum Delisting beinhalten.
Backlisting testen mit kostenlosen Web-Tools
Eine weitere Möglichkeit um ein Blacklisting zu identifizieren, ist die Verwendung von kostenlosen Web-Diensten, welche die Prüfung von zahlreichen Listen auf einmal ermöglichen. Leider können diese Tools nur öffentliche Listen prüfen und geben daher keine Auskunft darüber, ob eine IP-Adresse oder Domain auf einer internen Blacklist geführt wird. Trotzdem sind die Ergebnisse ein guter Anhaltspunkt, um weitere Schritte abzuleiten.
Zu bekannten kostenlosen Test-Tools gehören:
Welche Ursachen können zu einem Blacklisting führen?
Bevor Sie sich um das Delisting kümmern, sollten Sie vorher unbedingt abklären, wieso Ihre IP-Adresse oder Domain von einem Blacklisting betroffen sein könnte. Ein Listing hat immer eine konkrete Ursache und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Im schlimmsten Fall wird über Ihren Email-Server Spam, Viren oder andere Schadsoftware verbreitet. Es gibt zahlreiche Ursachen, welche zu einem Blacklisting führen können. Im Folgenden haben wir die häufigsten Ursachen aufgeführt.
Email-Inhalt
Der falsche Inhalt kann schnell zu einem Blacklisting führen. Die folgenden Punkte sollten Sie möglichst berücksichtigen, damit Ihre Emails nicht fälschlicherweise als Spam kategorisiert werden:
- Der Betreff sollte im Zusammenhang mit der jeweiligen Email stehen und möglichst nicht leer sein.
- Benutzen Sie keine auffälligen Phrasen wie beispielweise "Jetzt kaufen" im Betreff.
- Benutzen Sie nicht ausschließlich Großbuchstaben im Betreff.
- Achten Sie auf eine saubere HTML-Struktur Ihrer Emails.
Natürlich gibt es darüber hinaus noch viele weitere Punkte, die man beachten sollte. Weitere Empfehlungen zum Email-Inhalt finden sich beispielsweise hier.
Infektion mit Schadsoftware
Eine weitere häufige Ursache für ein Blacklisting ist die Infektion mit Schadsoftware. Dabei könnten Sicherheitslücken Ihrer Web-Seite ausgenutzt werdem, um darüber Emails zu versenden. So sind beispielsweise fehlerhafte Kontaktformulare bei WordPress-Webseiten ein häufiges Ziel von Angreifern. Natürlich kann eine Infektion mit Schadsoftware auch lokal vorliegen, sodass ein Angreifer direkt Ihre SMTP-Zugangsdaten missbraucht. Die nachfolgenden Punkte können hilfreich sein, um eine mögliche Infektion mit Schadsoftware zu identifizieren:
Überprüfen der Server-Logs (Maillog): Um auffällige ausgehende Emails zu identifizieren. Wenn Sie keinen Zugriff auf die Server-Logs haben, können Sie Ihren Provider bitten, das für Sie zu prüfen.
Installierte Web-Software und Plugins auf Aktualisierungen prüfen: Oftmals sind veraltete Plugins oder Softwareversionen Ihres CMS (z.B. WordPress) die Ursache dafür, dass eine Sicherheitslücke ausgenutzt werden kann. Halten Sie Ihre Software daher stets auf dem neusten Stand.
Antivirus und Firewall verwenden: Nutzen Sie lokal ein Antivirus-Programm und eine Firewall, um Infektionen mit Schadsoftware zu vermeiden.
Inaktive oder ungültige Empfänger
Wenn Sie Newsletter versenden oder Email-Marketing betreiben, kann es schnell passieren, dass sich unter Ihren Subscribern "tote" Email-Empfänger befinden, dessen Mailboxen nicht mehr verfügbar sind. Sie sollten dies regelmäßig überprüfen, da Zustellversuche an solche Empfänger auch zu einem Blacklisting führen können.
Ihre Emails werden häufig von Benutzern als Spam markiert
Bei vielen Email-Dienstanbietern wie beispielsweise Gmail oder Yahoo können die Postfach-Inhaber eintreffende Emails selber als Spam deklarieren. Wenn Ihre Emails häufig als Spam markiert werden, passiert es schnell, dass Ihre Domain oder IP-Adresse auf einer internen Blacklist dieser Anbieter landet. Sie sollten daher unbedingt darauf achten, dass Sie nur Emails an Empfänger versenden, von denen Sie glauben, dass diese Ihre Emails auch erhalten wollen.
Plötzliche Zunahme des Email-Volumens
Für viele Email-Dienstanbietern reicht bereits eine plötzliche Zunahme ausgehender Emails aus, um einen Absender zu sperren. Wenn Sie monatlich eine bestimmte Anzahl Empfänger kontaktieren, kann es problematisch werden, wenn Sie auf einmal die zehnfache Anzahl an Empfänger eines Anbieters kontaktieren möchten. Am besten Sie achten auf ein lineares Wachstum des ausgehenden Email-Volumens, um Probleme zu vermeiden.
Zu viele ausgehende Emails in einem zu kurzen Zeitraum
Beim Versenden von Newslettern sollte man darauf achten, dass pro Minute nicht mehr als 30 Emails versendet werden. Ansonsten kann es passieren, dass man temporär bei Email-Dienstanbietern gesperrt wird.
Neue oder für längere Zeit inaktive Domains/IP-Adressen
Etwas seltener kommt es vor, dass Email-Dienstanbieter eine Domain pauschal sperren, weil davon länger keine Emails eingegangen sind. Dies kann dementsprechend auch neu registrierte Domains betreffen. Auch kann es sein, dass neu zugewiesene IP-Adressbereiche pauschal gesperrt sind und erst manuell vom Dienstanbieter freigegeben werden müssen. In beiden Fällen reicht in der Regel eine Kontaktaufnahme mit dem entsprechenden Anbieter, um das Problem zu lösen.
Wie lässt sich eine IP-Adresse oder Domain von einer Blacklist entfernen?
Sobald alle möglichen Ursachen beseitigt wurden, kann man das Delisting in Angriff nehmen. Sofern Sie auf einer öffentlichen Liste stehen, können Sie meist ein Delisting-Tool des jeweiligen Anbieters verwenden. Aufgrund der Vielzahl verschiedener Blacklist-Betreiber, können wir diese Tools hier leider nicht auflisten. Wir empfehlen eine kurze Google-Suche mit dem Namen der jeweiligen Blacklist + dem Keyword "Blocklist Removal". Damit sollten Sie schnell fündig werden.
Das Delisting von internen Blacklist der Email-Dienstanbietern können Sie in der Regel nicht selber vornehmen. Viele Anbieter bieten allerdings Formulare zur Kontaktaufnahme an. Im Folgenden haben wir die entsprechenden Kontaktformulare der gängigen Email-Dienstanbieter aufgeführt. Sollte der betroffene Anbieter hier nicht genannt werden, hilft meist eine kurze Internetrecherche per Google.
- Yahoo.com: Help for Yahoo Postmasters
- Gmail: Troubleshooting for senders with email delivery issues
- Office 365: Anti-Spam IP Delist Portal
- Outlook.com
- Gmx.de
Falls eine Kontaktaufnahme nicht erfolgreich ist, kann es sein, dass die ursprüngliche Ursache für die Sperrung noch nicht behoben ist. Dies sollten Sie in so einem Fall noch einmal prüfen.
Sofern Sie Hilfe bei der Kontaktaufnahme eines Email-Dienstanbieters benötigen, helfen wir Ihnen selbstverständlich gerne weiter.
